Conditions Générales de Vente

GENERALITES Les conditions générales de vente décrites ci-après font partie intégrante de tout contrat de prestations de services conclu entre un client, personne physique ou morale (désignée communément ci-dessous par le terme « le client »), et la Société Travel Activists. La conclusion par le client d’un contrat, qu’il soit écrit ou verbal, avec Travel […]

GENERALITES

Les conditions générales de vente décrites ci-après font partie intégrante de tout contrat de prestations de services conclu entre un client, personne physique ou morale (désignée communément ci-dessous par le terme « le client »), et la Société Travel Activists. La conclusion par le client d’un contrat, qu’il soit écrit ou verbal, avec Travel Activists implique donc que le client a lu, compris et a adhéré volontairement aux termes des présentes conditions générales de vente. Les contrats de partenariat entre Travel Activists et une agence de voyage étrangère sont soumis, quant à eux, à des conditions particulières négociées et convenues entre les parties.

PRESTATIONS

Les prestations fournies par Travel Activists consistent à la mise en œuvre de programmes de voyage qui sont soit préétablis par elle et acceptés par le client, soit construits en concertation avec le client en tenant compte des besoins spécifiques de ce dernier.
Travel Activists s’engage ainsi à assurer en faveur du client tous les prestations inscrites expressément dans le programme de voyage arrêté d’un commun accord avec ce dernier.
Travel Activists est disposé à fournir, le cas échéant, certains services annexes sur demande spécifique du client, tels que l’obtention d’un visa d’entrée au Vietnam ou la préparation d’activités complémentaires non inscrites au programme moyennant si applicable, un supplément.

DUREE DE VALIDITE DES TARIFS

Les tarifs proposés sont valables pendant la durée précisée par Travel Activists dans la tarification, sur la facture ou tout autre document distribué au client.
Pendant la durée de leur validité, ces tarifs ne peuvent faire l’objet d’un réajustement que dans les cas de hardship, c’est à dire les cas où, en raison d’un changement imprévisible de l’environnement du contrat (fluctuation importante du taux de change, taxe nouvellement promulguée, hausse de la T.V.A., augmentation importante du prix des transports, etc…), Travel Activists ne peut pas réaliser correctement le programme de voyage aux tarifs initiaux. Dans ces cas, une demande de réajustement motivée sera adressée par Travel Activists au client qui peut soit l’accepter, soit la refuser. En cas de refus par le client, Travel Activists se réserve le droit d’annuler le programme, à charge pour lui de rembourser au client l’acompte qu’il avait versé, déduction faite des frais bancaires.

COMMANDES ET VERSEMENT DES ACOMPTES

Si le client souhaite passer commande, il doit confirmer par écrit (par email) son accord à l’agent en charge de son dossier, en précisant la proposition de programme de voyage qui lui convient. Travel Activists procède alors à la réservation de toutes les prestations prévues au programme et se réserve le droit de proposer des solutions de remplacement équivalentes en cas d’indisponibilité d’une ou de plusieurs prestations prévues (hébergement, vols domestiques, train…).
Une fois toutes les réservations faites, le programme de voyage définitif sera envoyé au client. Ce dernier doit à ce moment verser à Travel Activists un acompte équivalent à 30% du prix total du voyage, selon les modalités précisées par l’agent en charge de son dossier.
Occasionnellement, le versement d’un acompte plus important pourra être exigé en cas de réservation en dernière minute ou en période de haute saison, en fonction des demandes particulières de certains hôtels ou compagnies aériennes.
Sauf accord préalable avec Travel Activists, tout défaut de paiement de l’acompte dans les 15 jours suivant la réception du programme définitif par le client pourra entraîner l’annulation de toutes les prestations réservées. La commande sera alors considérée comme annulée par le client et les dispositions mentionnées dans le paragraphe “Annulation par le client” seront applicables.

PAIEMENT DU SOLDE

Sauf indication contraire de la part de Travel Activists, le client doit régler le solde du voyage dès le commencement de ce dernier. Le client peut néanmoins, s’il le souhaite, procéder au règlement avant le commencement du voyage.
En cas d’inexécution de l’obligation de paiement du solde dans les conditions susmentionnées, la commande sera réputée être annulée par le client et les dispositions mentionnées dans le paragraphe “Annulation par le client” sont applicables.

MODIFICATION DES COMMANDES

Modifications par le client
Le client peut demander la modification de sa commande à tout moment, moyennant le paiement à Travel Activists des frais éventuellement engendrés par sa modification. Travel Activists est tenue de répondre à ce type de demande avec la plus grande diligence, dans la limite de la disponibilité des prestations requises.
Le report de date d’arrivée est considéré comme une modification.
La réduction du nombre de participants n’est pas considérée comme une modification. Elle entraînera l’application de pénalités d’annulation pour les participants qui se désinscrivent ainsi que la réévaluation des tarifs pour les participants restants.

Modifications par Travel Activists

Travel Activists se réserve le droit de modifier les prestations inscrites dans le programme de voyage définitif dans les cas suivants :

  • La modification s’avère indispensable pour assurer la sécurité du client et/ou la qualité du voyage. Dans ces cas, les surcoûts éventuellement engendrés sont à la charge de Travel Activists.
  • La modification est justifiée suite à un événement de force majeure. Dans ce cas, la modification peut entraîner un supplément à la charge du client ou une remise à la charge de Travel Activists.

ANNULATION DES COMMANDES

Annulation par le Client

Dans tous les cas d’annulation du voyage, le client doit payer des pénalités qui correspondent:

  • à 50 $ par personne pour toute annulation parvenue dans un délai égal ou supérieur à 30 jours avant le commencement du voyage
  • à 10% du prix total du voyage pour toute annulation parvenue dans un délai compris entre 30 jours à  15 jours avant le commencement du voyage
  • à 20% du prix total du voyage pour toute annulation parvenue dans un délai compris entre 15 jours à  8 jours avant le commencement du voyage
  • à 30% du prix total du voyage pour toute annulation parvenue moins de 7 jours avant le commencement du voyage ;
  • Pas de remboursement pour tout annulation parvenu moins de 2 jours avant le commencement du voyage ;

En cas d’annulation d’un voyage qui avait fait l’objet d’un report de date, les pénalités sont de 30 % du prix total du voyage, quel que soit le délai d’annulation.

Si l’annulation est effectuée préalablement au paiement de l’acompte, une facture est envoyée au client qui est tenu de payer les pénalités selon les conditions susmentionnées, également indiquées sur le devis accepté par le client.

Si l’annulation est effectuée ultérieurement au paiement de l’acompte, Travel Activists prélève le montant de ces pénalités sur l’acompte versé par le client. Elle rembourse au client la somme restante, si applicable, par virement bancaire, le client devant prendre en charge tous les frais bancaires.

 Annulation par Travel Activists

Travel Activists se réserve le droit d’annuler le voyage, tout ou en partie, lorsque se produisent des événements relevant d’un cas de force majeure. Il s’agit d’événements imprévisibles, inévitables et irrésistibles qui rendent le voyage impossible ou dangereux pour le client tels que : une guerre ou menace de guerre, des émeutes, une catastrophe naturelle ou nucléaire, un blocus de port, des pillages, incendies et toute activité terroriste, une intempérie, une épidémie, une mise en quarantaine ou tout évènement similaire.

Dans tous ces cas d’annulation, Travel Activists s’efforcera de rembourser les personnes inscrites au programme de voyage déduction faite (si applicable), des coûts supplémentaires engendrés par cette nouvelle situation, des frais d’annulation appliqués par les hôtels, compagnies aériennes ou tout autre prestataire de services, et enfin, des frais bancaires, mais les participants ne pourront en aucun cas prétendre à une indemnité.

OBLIGATION DU CLIENT / ASSURANCE

Avant d’entreprendre son voyage, il est de la responsabilité du client de s’assurer qu’il répond aux demandes requises en terme de:

  • Passeport (Validité minimum de 6 mois après le retour, au moins deux pages vierges, enfants, etc.)
  • Condition physique, vaccinations, traitements préventifs…
  • Visa (Obligatoire pour le Vietnam, le Laos et le Cambodge). Travel Activists peut, sur demande, assister le client dans les démarches d’obtention de son visa.

Toute personne qui participe à un voyage organisé par Travel Activists doit souscrire à une assurance de voyage international couvrant au minimum les frais médicaux et de rapatriement. Cette assurance est en principe proposée lors de l’achat du billet d’avion international. Les coordonnées de l’assureur et le numéro de police d’assurance du client doivent impérativement être communiqué à Travel Activists avant le commencement du voyage.

Durant le déroulement du voyage, le voyageur doit respecter les règles annoncées par le guide ou par tout autre agent de Travel Activists. Il s’agit de règles visant à assurer la sécurité du client et la qualité du programme de voyage.

Travel Activists s’engage à fournir sur place toute l’assistance requise et utile en faveur du client dans le cas où surviendrait un incident couvert par l’assurance, et notamment à assister le client dans l’accomplissement des formalités administratives auprès des autorités locales et de l’assureur.

LIMITATION ET EXONERATION DE RESPONSABILITES

Travel Activists s’engage à fournir au client toutes les prestations convenues avec ce dernier et inscrites dans le programme de voyage.

Le client reste responsable de tous ses actes: toute activité de celui-ci qui ne s’inscrit pas dans le cadre du programme de voyage ou toute violation du droit du pays d’accueil de sa part ne sont pas de la responsabilité de Travel Activists. Toute annulation du programme de voyage du fait de démêlés avec la justice privera le client de tout droit à un remboursement de la part de Travel Activists.

Travel Activists est responsable devant le client en tant qu’intermédiaire entre ce dernier et les différents prestataires de services (compagnies aériennes, hôtels, transporteurs, restaurants, bateaux,…) et doit à ce titre s’assurer d’une certaine qualité de services, mais Travel Activists ne saurait être confondu avec ces divers prestataires, qui, en tout état de cause, conservent leur propre responsabilité.

Travel Activists ne peut en aucun cas avoir sa responsabilité engagée pour un événement qui relèverait d’un cas de force majeure.

PRESTATIONS NON UTILISEES

Travel Activists ne rembourse pas les prestations inscrites au programme mais non utilisées par le client. Néanmoins, si le voyage est interrompu au cours de son déroulement pour des raisons liées à la santé du client, Travel Activists s’engage à faire de son mieux afin d’obtenir des prestataires de services un remboursement partiel voire total des services annulés.

PLAINTES ET REGLEMENT DES LITIGES

Toute plainte relative à la réalisation de l’une des prestations inscrites au programme doit être adressée, par écrit, à Travel Activists dans un délai maximum de 20 jours à compter de la fin du voyage.

Toutefois, la plupart des problèmes pouvant être rapidement réglés si Travel Activists en a connaissance, tout litige entre le client et Travel Activists doit être réglé en priorité sur place par voie de négociation à l’amiable.

Dans le cas ou Travel Activists déciderait de verser des indemnités compensatoires à un client, celles-ci ne pourraient en aucun cas dépasser le prix du voyage hors aérien facturé par Travel Activists. Ce cas de figure s’applique uniquement si tout le déroulement du voyage s’est mal passé et que le client n’en a retiré aucune satisfaction.

Dans tous les autres cas, Travel Activists se réserve le droit d’offrir ou non une compensation à son entière discrétion.

Si aucune solution amiable n’est trouvée, la juridiction étatique du lieu d’exécution du contrat sera seule jugée compétente pour trancher le litige.

MODE DE PAIEMENT

Travel Activists accepte les paiements en Euros, en Dollars américains ou en Dongs vietnamiens.

Paiement sécurisé en ligne :

Le client peut payer par carte bancaire via un système de paiement sécurisé en ligne, moyennant 2,5% de frais bancaires à sa charge.

Virement bancaire :

Le client peut également régler par virement bancaire. Les coordonnées bancaires de Travel Activists seront communiquées au client lors de la conclusion du contrat de prestation de services. Les frais bancaires, déterminés par la banque du client et celle de Travel Activists, sont à la charge du client.

Terminal de paiement électronique :

Le paiement par carte bancaire via un terminal de paiement électronique, plus communément appelé « machine à cartes », n’est possible que pour le règlement du solde du voyage. Sont acceptées les cartes de crédit suivantes : Visa, MasterCard, American Express, JCB et Diners Club. Le paiement s’effectue au bureau de Travel Activists à Hanoi, moyennant des frais bancaires à la charge du client. Sauf indication contraire de  Travel Activists, ces frais s’élève à 1,5% du montant à payer pour les cartes Visa et MasterCard, à 2,5 % pour la carte American Express et les cartes JCB et Diners Club.

Paiement en espèce :

Les paiements en espèce sont effectués au bureau de Travel Activists ou directement auprès de ses mandataires. Le paiement en espèces n’est soumis à aucun frais.